Wirtschaftlich Berechtigte offenlegen: DAC8 und der Corporate Transparency Act im Überblick

Der regulatorische Moment, der gleichzeitig auf zwei Kontinenten eintraf

Fast ein Jahrzehnt lang blieb Transparenz bei wirtschaftlich Berechtigten in erster Linie ein politisches Bekenntnis – verankert in den FATF-Empfehlungen, erwähnt in G20-Communiqués und schrittweise in die EU-Geldwäscherichtlinien aufgenommen, ohne dass jedoch ein konsistenter Durchsetzungsmechanismus bestand. Diese Epoche endete 2024. Der US-amerikanische Corporate Transparency Act (CTA), verabschiedet als Teil des National Defense Authorization Act für das Haushaltsjahr 2021, trat am 1. Januar 2024 in seine operative Phase. Parallel dazu muss die achte Fassung der EU-Richtlinie über die Zusammenarbeit der Verwaltungsbehörden – DAC8, vom Rat der EU im Oktober 2023 angenommen – bis zum 1. Januar 2026 in nationales Recht umgesetzt sein; der Austausch von Meldedaten beginnt 2027. Family Offices, die Vermögen in beiden Rechtsräumen verwalten, sehen sich nun zwei voneinander getrennten, teils überlappenden Regelwerken gegenüber, die weder eine gemeinsame Meldeinfrastruktur noch einheitliche Schwellenwerte oder Durchsetzungsmechanismen kennen.

Der Corporate Transparency Act: Anwendungsbereich, Fristen und die Tücken der Ausnahmetatbestände

Der CTA verpflichtet sogenannte «Reporting Companies» – Corporations, LLCs und vergleichbare Gesellschaften, die in den USA gegründet oder zur Geschäftstätigkeit dort eingetragen sind – dazu, Angaben zu ihren wirtschaftlich Berechtigten (Beneficial Ownership Information, BOI) beim Financial Crimes Enforcement Network (FinCEN), einer Behörde des US-Finanzministeriums, einzureichen. Die Meldepflicht erfasst sowohl inländische als auch ausländische Gesellschaften, die in den USA operativ tätig sind. Gesellschaften, die vor dem 1. Januar 2024 gegründet wurden, hatten bis zum 1. Januar 2025 Zeit zur Einreichung. Im Jahr 2024 gegründete Gesellschaften erhielten eine Frist von 90 Tagen ab Gründungs- oder Eintragungsdatum. Ab dem 1. Januar 2025 gegründete Gesellschaften müssen innerhalb von 30 Tagen nach Gründung melden. Jede Änderung bei wirtschaftlich Berechtigten oder gemeldeten Angaben erfordert eine aktualisierte Meldung innerhalb von 30 Tagen nach der Änderung.

Das Gesetz sieht 23 Kategorien von Ausnahmen vor. Für Family-Office-Strukturen relevant sind insbesondere die Ausnahme für grosse operative Gesellschaften, die Ausnahme für SEC-registrierte Gesellschaften sowie die Ausnahmen für regulierte Unternehmen, darunter registrierte Anlageberater und Broker-Dealer. Die Ausnahme für grosse operative Gesellschaften setzt drei gleichzeitig erfüllte Bedingungen voraus: mehr als 20 Vollzeitbeschäftigte in den USA, ein physischer Bürostandort in den USA sowie mehr als 5 Millionen USD Bruttoumsatz, der beim IRS für das Vorjahr erklärt wurde. Ein typisches Holdingvehikel eines Family Office – etwa eine Delaware-LLC, die Beteiligungen an operativen Unternehmen hält, selbst jedoch nur über einen eingetragenen Bevollmächtigten verfügt und passive Einkünfte erzielt – erfüllt keine dieser drei Voraussetzungen. Die Ausnahme für SEC-registrierte Gesellschaften gilt für Unternehmen, die Berichte nach Section 12 oder 15(d) des Securities Exchange Act von 1934 einreichen – und schliesst damit die meisten privaten Familienstrukturen per definitionem aus.

Die Ausnahmetatbestände des CTA wurden für institutionelle Finanzakteure konzipiert. Holdingvehikel von Single-Family-Offices sind von Natur aus auf Privatheit und schlanke Strukturen ausgerichtet – und fallen deshalb regelmässig aus nahezu jedem Ausnahmetatbestand heraus.

Definition wirtschaftlich Berechtigter nach dem CTA

Nach dem CTA gilt als wirtschaftlich Berechtigter jede natürliche Person, die mittelbar oder unmittelbar entweder «wesentliche Kontrolle» (Substantial Control) über die meldepflichtige Gesellschaft ausübt oder mindestens 25 Prozent der Eigentumsanteile hält oder kontrolliert. «Wesentliche Kontrolle» ist weit gefasst und umfasst leitende Angestellte, Personen mit der Befugnis, die Mehrheit des Aufsichtsgremiums zu ernennen oder abzuberufen, sowie alle, die «wesentlichen Einfluss» auf wichtige Entscheidungen ausüben – eine bewusst offen gehaltene Kategorie. Der von FinCEN herausgegebene Small Entity Compliance Guide stellt klar, dass hierunter auch Personen ohne formale Funktion fallen können, wenn sie faktische Entscheidungsgewalt ausüben. Für Family Offices bedeutet dies: Das Familienoberhaupt einer Gründerfamilie kann als wirtschaftlich Berechtigter einer Holding-LLC gelten, selbst wenn es keine direkte Kapitalbeteiligung hält – sofern es vertraglich vereinbarte Vetorechte oder Ernennungsbefugnisse für das Aufsichtsgremium nach einem Family-Governance-Statut behält.

Sanktionen und Durchsetzungspraxis

Zivilrechtliche Bussgelder nach dem CTA belaufen sich auf 591 USD pro Tag, an dem eine Meldung verspätet oder fehlerhaft ist – ein von FinCEN im Jahr 2024 inflationsbereinigter Wert gegenüber den ursprünglich im Gesetz vorgesehenen 500 USD. Vorsätzliche Verstösse – das Einreichen falscher Angaben oder das bewusste Unterlassen einer Meldung – sind strafbewehrt und können mit Geldstrafen von bis zu 10.000 USD sowie bis zu zwei Jahren Freiheitsstrafe geahndet werden. Im ersten operativen Jahr konzentrierte sich FinCEN auf Aufklärung statt Strafverfolgung, hat aber signalisiert, dass nach der Anlaufphase gezielte Durchsetzungsmassnahmen folgen werden. Family Offices, die 2024 eine abwartende Haltung einnahmen, sind nun einem erhöhten Risiko ausgesetzt – zumal die ursprüngliche Frist vom 1. Januar 2025 für bereits bestehende Gesellschaften verstrichen ist.

DAC8: Die EU weitet den automatischen Informationsaustausch aus

DAC8 baut auf dem bestehenden Rahmen des Common Reporting Standard (CRS) und früherer DAC-Fassungen auf und erweitert den automatischen Austausch von Informationen zu Finanzkonten. Die für Family Offices folgenreichste Neuerung ist die Übernahme des OECD-Krypto-Meldestandardrahmens (Crypto-Asset Reporting Framework, CARF): Krypto-Dienstleister (Crypto-Asset Service Providers, CASPs), die in der EU tätig sind, müssen Kundenguthaben und -transaktionen an die nationalen Steuerbehörden melden, die diese Informationen dann mit der Ansässigkeitsrechtsordnung des Kunden austauschen. Family Offices, die digitale Vermögenswerte halten – ob direkt oder über Zwischengesellschaften – werden künftig über CASP-Kanäle an die zuständigen Steuerbehörden in allen CRS-teilnehmenden Rechtsordnungen gemeldet. Damit schliesst sich eine Lücke, die Kryptowerte bisher im CRS-Meldesystem weitgehend unsichtbar gemacht hatte.

DAC8 weitet zudem die Meldepflichten auf E-Geld und digitale Währungen, die über Finanzkonten gehalten werden, aus, verschärft die Regeln für hochwertige Güter (Kunst, Schmuck, Luxusfahrzeuge), die von Finanzintermediären verwahrt werden, und führt Mindeststrafen für Verstösse gegen die DAC-Meldepflichten ein – ein bemerkenswerter Bruch mit früheren DAC-Richtlinien, in denen die Durchsetzung vollständig dem Ermessen der Mitgliedstaaten überlassen blieb. Die Folgenabschätzung der Europäischen Kommission schätzte, dass DAC8 jährlich zusätzliche Steuereinnahmen von rund 2,4 Milliarden EUR über die Mitgliedstaaten generieren könnte – ein Beleg für das Ausmass bisher nicht gemeldeter Offshore-Vermögen, auf die die Richtlinie abzielt.

Umsetzungsfristen und Unterschiede zwischen den Mitgliedstaaten

Die Mitgliedstaaten müssen DAC8 bis zum 31. Dezember 2025 in nationales Recht umsetzen; die meisten Meldepflichten treten zum 1. Januar 2026 in Kraft. Der CARF-bezogene Datenaustausch beginnt 2027 und umfasst Transaktionen ab dem Kalenderjahr 2026. Die Umsetzungsqualität wird jedoch variieren. Historisch haben EU-Mitgliedstaaten DAC-Richtlinien mit unterschiedlicher Geschwindigkeit und Stringenz transponiert. Luxemburg und die Niederlande – beides bedeutende Domizile für Zwischen-Holdinggesellschaften von Family Offices – haben sich einen Ruf für technisch präzise, aber geschäftssensibel ausgestaltete Umsetzung erarbeitet. Irland, ein weiteres verbreitetes Domizil für ICAVs und QIAIFs, verfügt über ebenso ausgereifte Umsetzungsmechanismen. Demgegenüber haben einige südliche und östliche Mitgliedstaaten bereits Vertragsverletzungsverfahren der Europäischen Kommission wegen verzögerter oder unvollständiger Umsetzung früherer DAC-Fassungen erlebt.

Die Einführung von Mindeststrafen durch DAC8 markiert einen strukturellen Wandel in der europäischen Steuertransparenzpolitik. Erstmals können Mitgliedstaaten Verstösse nicht mehr schlicht durch Verwaltungsinaktivität folgenlos lassen. Die Untergrenze ist gesetzt – und Berater sollten davon ausgehen, dass sie auch durchgesetzt wird.

Strukturelle Konsequenzen für verschachtelte Family-Office-Vehikel

Am stärksten von der kombinierten Compliance-Last aus CTA und DAC8 betroffen sind Family Offices, die mit mehrstufigen, international verschachtelten Strukturen operieren – einer Architektur, die bis vor Kurzem als Standard für international mobile Unternehmerfamilien galt. Eine typische Struktur könnte einen Cayman-Islands-Trust als oberste Holdingeinheit umfassen, darunter eine luxemburgische SOPARFI als zwischengeschaltete Holdinggesellschaft, eine niederländische Coöperatie UA für europäische Beteiligungsinvestitionen, eine oder mehrere Delaware-LLCs für US-amerikanische Immobilien- oder Venture-Investments sowie eine britische Familienholding für britische Vermögenswerte. Jede Gesellschaft unterhalb des Cayman-Trusts ist eine «Reporting Company» nach dem CTA, sofern sie in den USA gegründet oder eingetragen ist, sowie eine DAC8-relevante Einheit, sofern sie über einen EU-regulierten CASP oder eine EU-Finanzinstitution Transaktionen abwickelt.

Entscheidend: Weder der CTA noch DAC8 sehen eine konsolidierte Konzernmeldung vor. Jede Gesellschaft in der Struktur muss individuell analysiert werden. Für den CTA bedeutet dies: Jede in den USA gegründete LLC benötigt eine eigene BOI-Meldung, eine eigene Identifikation der wirtschaftlich Berechtigten und Antragsteller sowie ein eigenes Protokoll für Änderungsmeldungen bei Eigentümerwechseln. Im Rahmen von DAC8 erzeugt jede Gesellschaft, die meldepflichtige Vermögenswerte über einen EU-CASP oder ein EU-Finanzinstitut hält, einen eigenen Meldestrom an die zuständige Behörde des jeweiligen Mitgliedstaats. Der Compliance-Aufwand wächst mit der Anzahl der Gesellschaften – nicht mit der Höhe des verwalteten Vermögens. Dieses strukturelle Merkmal benachteiligt genau jene Komplexität, die ausgefeilte Nachfolgeplanung historisch begünstigt hat.

Die 25-Prozent-Schwelle und ihre definitorischen Abweichungen

Sowohl der CTA als auch die EU-Regelwerke zu wirtschaftlich Berechtigten wenden nominell eine 25-Prozent-Beteiligungsschwelle an, die aus den FATF-Empfehlungen übernommen wurde. Die praktische Anwendung divergiert jedoch in wesentlichen Punkten. Nach dem CTA werden mittelbare Beteiligungen aggregiert: Hält eine Person 10 Prozent an Gesellschaft A, die ihrerseits 60 Prozent an Gesellschaft B hält, wird ihr eine Beteiligung von 6 Prozent an Gesellschaft B zugerechnet – die Beteiligungsketten werden durch alle Zwischengesellschaften hindurch verfolgt. Die UBO-Registerpflichten nach der EU-Geldwäscherichtlinie (AMLD5) folgen einer ähnlichen Aggregationslogik, doch haben die Mitgliedstaaten das Konzept des «wirtschaftlich Berechtigten» mit unterschiedlichen Regelungen zu Beteiligungsketten umgesetzt, insbesondere im Hinblick auf Trusts und Treuhandstrukturen. Luxemburg schreibt unter dem 2019 erlassenen Umsetzungsgesetz zu AMLD5 die Eintragung wirtschaftlich Berechtigter von Trusts und ähnlichen Gestaltungen in ein gesondertes Trust-Register vor, mit Zugangsregeln, die sich vom allgemeinen UBO-Register im RCS (Registre de Commerce et des Sociétés) unterscheiden.

In der Praxis kann dies bedeuten: Eine Familie, die 30 Prozent an einer luxemburgischen SOPARFI über einen diskretionären Cayman-Trust hält, wird möglicherweise im luxemburgischen Register als wirtschaftlich Berechtigte eingestuft, nach strenger Auslegung des CTA hingegen nicht – weil formal der Trust und nicht die natürliche Person die Beteiligung hält – und ist gleichzeitig unter CRS/DAC8 als meldepflichtige Kontoinhaberin zu behandeln, je nachdem, ob der Trust als Finanzkonto gilt. Die Auflösung dieser definitorischen Widersprüche erfordert koordinierte Rechtsberatung über alle relevanten Rechtsordnungen hinweg – nicht die sequenzielle Einschaltung unabhängiger lokaler Berater, die isoliert voneinander tätig sind.

Operative Empfehlungen für Compliance-Verantwortliche in Family Offices

Die erste operative Priorität ist die vollständige Erfassung aller Gesellschaften. Family Offices, die noch kein umfassendes Inventar aller rechtlichen Einheiten in ihrer Struktur erstellt haben – einschliesslich ruhender Gesellschaften, treuhänderisch gehaltener Vehikel und kürzlich erworbener Betriebsgesellschaften – können ihre Meldepflichten nach dem CTA nicht zuverlässig beurteilen, geschweige denn die DAC8-Umsetzung vorbereiten. Die Gesellschaftsübersicht muss Gründungsrechtsordnung, Art der gehaltenen Vermögenswerte, Mitarbeiterzahl, Umsatzgrösse und die vollständige Eigentümerkette bis zu den natürlichen Personen erfassen. Diese Übung legt nicht nur Compliance-Lücken offen, sondern zeigt oft auch Restgesellschaften auf, die keinem aktuellen Zweck mehr dienen und unnötige Meldepflichten erzeugen.

Die zweite Priorität ist die Benennung einer einzigen internen oder externen verantwortlichen Person für die grenzüberschreitenden Meldungen zu wirtschaftlich Berechtigten. Das BOI-Meldesystem von FinCEN ist eine direkt zugängliche Bundesdatenbank – kein Drittregister – und die Zugangsdaten sollten angesichts der Sensibilität der einzureichenden Informationen sorgfältig verwaltet werden. Die EU-UBO-Register hingegen werden von den Mitgliedstaaten administriert und waren Gegenstand erheblicher Rechtsstreitigkeiten hinsichtlich des öffentlichen Zugangs: Der Gerichtshof der Europäischen Union stellte im November 2022 im Verfahren WM und Sovim SA gegen Luxembourg Business Registers fest, dass der uneingeschränkte öffentliche Zugang zu UBO-Registern mit der EU-Grundrechtecharta unvereinbar ist. Seit Mitte 2024 haben mehrere Mitgliedstaaten den Zugang auf Personen mit «berechtigtem Interesse» beschränkt – ein Flickenteppich, den Compliance-Teams nun länderspezifisch navigieren müssen.

Drittens sollten Family Offices, die Restrukturierungsereignisse planen – ob aufgrund von Nachfolge, dem Eintritt in eine neue Investitionsrechtsordnung oder der Aufnahme eines familienfremden Co-Investors –, eine Folgenabschätzung für wirtschaftlich Berechtigte vor der Umsetzung durchführen, nicht danach. Eine Restrukturierung, die eine Delaware-LLC zur Struktur hinzufügt, löst eine CTA-Meldepflicht innerhalb von 30 Tagen aus. Eine Restrukturierung, die das wirtschaftliche Eigentum von mehr als 25 Prozent auf eine neue Person überträgt, erfordert eine aktualisierte BOI-Meldung innerhalb von 30 Tagen nach der Änderung. Diese Meldefristen in Transaktionszeitpläne einzuplanen, ist eine grundlegende operative Disziplin, die viele Family Offices noch nicht institutionalisiert haben.

Schliesslich schneidet die globale Mindestbesteuerung nach BEPS Pillar Two – mittlerweile in über 30 Rechtsordnungen umgesetzt, darunter alle wesentlichen EU-Mitgliedstaaten, das Vereinigte Königreich, Kanada, Japan und Südkorea – mit den Meldepflichten zu wirtschaftlich Berechtigten auf eine oft unterschätzte Weise zusammen: Die GloBE-Regeln von Pillar Two verlangen auf Gesellschaftsebene eine Identifikation der konstituierenden Einheiten sowie die Berechnung von Ergänzungssteuern auf der Grundlage von Einzelabschlüssen, die mit der Gesellschafterstruktur abgeglichen werden müssen. Family Offices mit Beteiligungsinvestitionen in Pillar-Two-Rechtsordnungen werden feststellen, dass die auf Gesellschaftsebene erforderliche finanzielle Transparenz für Pillar Two eine natürliche Infrastruktur für die Pflege aktueller Aufzeichnungen zu wirtschaftlich Berechtigten schafft. Diese Compliance-Programme als voneinander getrennte Verpflichtungen zu behandeln, ist weder operativ effizient noch analytisch sachgerecht.