Steuerplanung und Compliance für Family Offices

Das Planungsumfeld hat sich grundlegend verändert

Während eines Grosstteils der 1990er und 2000er Jahre konnte eine Familie, deren Vermögen sich auf verschiedene Rechtsordnungen verteilte, ihren effektiven Steuersatz durch die Nutzung von Informationsasymmetrien erheblich senken. Holdinggesellschaften in Niedrig- oder Nullsteuergebieten, Nominee-Aktionärsvereinbarungen und Trusts in Ländern ohne Offenlegungspflicht für wirtschaftliche Eigentümer konnten zusammen Strukturen schaffen, die zwar technisch legal, für die Steuerbehörden des Heimatlandes jedoch praktisch unsichtbar waren. Dieses Umfeld wurde durch eine Reihe multilateraler Initiativen zerschlagen, die noch immer andauern.

Der US-amerikanische Foreign Account Tax Compliance Act (FATCA), der 2010 verabschiedet und ab 2014 schrittweise eingeführt wurde, verpflichtete ausländische Finanzinstitute dazu, Kontoinformationen über US-Personen direkt an den IRS zu melden, andernfalls drohte eine Quellensteuer von 30 % auf Zahlungen aus US-Quellen. Der 2014 verabschiedete Common Reporting Standard (CRS) der OECD, mittlerweile in mehr als 100 Ländern geltend, hat diese Logik zu einem multilateralen Rahmen für den automatischen Informationsaustausch verallgemeinert. Zusammen haben FATCA und CRS es für die meisten Familien strukturell nahezu unmöglich gemacht, Finanzkonten zu unterhalten, die für die Steuerbehörden ihres Heimatlandes nicht einsehbar sind. Die verbleibenden Ausnahmen sind eng gefasst, technisch anspruchsvoll und werden immer seltener.

Intransparenz war nie ein legitimes Planungsziel, aber einst war sie ein funktionales. CRS hat diese Funktion beseitigt. Was verbleibt, muss sich inhaltlich rechtfertigen.

Pillar Two und die Untergrenze für den effektiven Steuersatz

BEPS Pillar Two, im Oktober 2021 vereinbart und mittlerweile in der EU, im Vereinigten Königreich, in der Schweiz, in Japan sowie in einer wachsenden Zahl weiterer Länder in Kraft, legt einen globalen effektiven Mindeststeuersatz von 15 % für multinationale Konzerne mit einem konsolidierten Umsatz von über 750 Millionen Euro fest. Die meisten Family Offices liegen zwar unter dieser Umsatzschwelle, doch hat das Rahmenwerk das Planungsumfeld dennoch in zweierlei Hinsicht neu geprägt.

Erstens haben mehrere Länder, die in der Vergangenheit niedrige oder gar keine Körperschaftsteuersätze angeboten haben, im Vorgriff auf Pillar Two nationale Mindeststeuern eingeführt und damit das Steuergefälle verringert, das sie als Standort für Holdinggesellschaften attraktiv gemacht hatte. Die Vereinigten Arabischen Emirate haben beispielsweise mit Wirkung zum Juni 2023 eine föderale Körperschaftsteuer von 9 % eingeführt, und mehrere karibische Länder haben ihre Absicht bekundet, diesem Beispiel zu folgen. Zweitens hat die durch das Rahmenwerk ausgelöste politische und regulatorische Dynamik auch für Familien unterhalb der Pillar-Two-Schwelle die innerstaatlichen Massnahmen zur Bekämpfung der Steuervermeidung in Hochsteuerländern beschleunigt. So wurden etwa im britischen Finance Act 2023 die Vorschriften für kontrollierte ausländische Unternehmen verschärft und neue Anforderungen an die Verrechnungspreisdokumentation für privat geführte Konzerne eingeführt.

In der Praxis bedeutet dies, dass sich die durch Holdingstrukturen ermöglichte Steuerarbitrage verringert hat. Eine Familie, die zuvor ihren effektiven Steuersatz durch eine Struktur in Luxemburg oder auf den Kaimaninseln von 30 % auf 10 % gesenkt hat, sieht sich nun mit einer deutlich geringeren Differenz konfrontiert, bei gleichzeitig erheblich höheren Compliance-Kosten. Die Berechnung des Nettovorteils hat sich grundlegend verschoben.

Substanzanforderungen: der neue Ersttest

Die behördliche Prüfung geht mittlerweile über Registrierung und Offenlegung hinaus: Sie zielt darauf ab, ob eine Struktur eine echte wirtschaftliche Substanz aufweist. Die EU-Richtlinien zur Bekämpfung der Steuervermeidung (ATAD I und II), die OECD-Leitlinien zu Gewinnverkürzung und Gewinnverlagerung gemäss den Massnahmen 5 und 6 sowie nationale Rechtsvorschriften wie die britische Diverted Profits Tax wenden allesamt Substanzprüfungen an, die weit über das Vorhandensein einer registrierten Anschrift hinausgehen.

Damit eine Holdingstruktur nach Family-Office-Massgabe vertretbar ist, muss sie in der Regel mehrere Kriterien gleichzeitig erfüllen. Das Unternehmen muss über ein physisches Büro, Mitarbeiter mit echter Aufsichtskompetenz über das Vermögen, im Registrierungsland abgehaltene Vorstandssitzungen sowie eine Entscheidungsbefugnis verfügen, die nachweislich bei den lokalen Vorstandsmitgliedern liegt und nicht vom Heimatland der Familie aus gesteuert wird. Die Erfüllung dieser Kriterien ist anspruchsvoll. Ein glaubwürdiger Substanzbetrieb in einer Rechtsordnung wie Luxemburg oder Singapur erfordert mindestens ein bis zwei qualifizierte Führungskräfte, ein physisches Büro und eine angemessene operative Infrastruktur. Die Kosten für diese Substanzebene belaufen sich in der Regel auf 200.000 bis 500.000 Euro bzw. Singapur-Dollar pro Jahr, je nach Seniorität der Mitarbeiter und Büroausstattung.

Unternehmen, die Nominee-Direktor-Vereinbarungen unterhalten oder deren Vorstandssitzungen ausschliesslich im Heimatland des Beneficial Owner stattfinden, sind heute einem erheblichen Risiko der Neuklassifizierung ausgesetzt. Die Steuerbehörden in Deutschland, Frankreich und Grossbritannien haben jeweils Leitlinien herausgegeben, wonach der tatsächliche Ort der Geschäftsführung, und nicht der eingetragene Sitz, für die Bestimmung der steuerlichen Ansässigkeit von Unternehmen massgeblich ist. Eine luxemburgische Holdinggesellschaft, deren Investitionsentscheidungen in London getroffen werden, gilt nach Ansicht der britischen Steuerbehörde HMRC als im Vereinigten Königreich steuerlich ansässig, ungeachtet ihrer Registrierung in Luxemburg.

Verrechnungspreise innerhalb von Familienstrukturen

Verrechnungspreise sind längst nicht mehr nur ein Thema für grosse multinationale Konzerne. Family Offices mit grenzüberschreitenden Strukturen, die konzerninterne Darlehen, Verwaltungsgebührenvereinbarungen oder Shared-Services-Verträge umfassen, unterliegen mittlerweile in praktisch allen wichtigen Rechtsordnungen den Fremdvergleichsgrundsätzen. Die OECD-Verrechnungspreisleitlinien, zuletzt 2022 aktualisiert, verlangen, dass Transaktionen zwischen verbundenen Unternehmen zu den gleichen Konditionen wie zwischen unabhängigen Parteien abgewickelt werden, und dass die diese Preise belegenden Unterlagen zeitnah aufbewahrt werden.

In der Praxis bedeutet dies: Ein Family Office, das einer luxemburgischen Holdinggesellschaft eine Verwaltungsgebühr von einer britischen operativen Gesellschaft in Rechnung stellt, muss nachweisen können, dass die Gebühr echte Dienstleistungen zu marktüblichen Sätzen widerspiegelt. Unzureichend dokumentierte oder formelhafte Vereinbarungen, in früheren Strukturen gang und gäbe, sind heute ein häufiger Auslöser für Steuerprüfungen. Viele Steuerbehörden, darunter das deutsche Bundeszentralamt für Steuern und die französische Direction Générale des Finances Publiques, unterhalten spezialisierte Prüfungsstellen für Verrechnungspreise, die sich gezielt auf privat geführte Konzerne und Familienunternehmen konzentrieren.

Offenlegung der wirtschaftlichen Eigentumsverhältnisse und deren Auswirkungen auf die Planung

Die Fünfte EU-Geldwäscherichtlinie (5AMLD) verpflichtete die Mitgliedstaaten zur Einrichtung öffentlich zugänglicher Register für wirtschaftliche Eigentümer von Unternehmen. Das seit August 2022 in Betrieb befindliche britische Register of Overseas Entities hat die Offenlegungspflichten auf ausländische Unternehmen ausgeweitet, die Immobilien im Vereinigten Königreich besitzen. Jersey, Guernsey und die Isle of Man haben sich jeweils zur Einrichtung öffentlicher Register innerhalb unterschiedlicher Fristen verpflichtet.

Das Urteil des Gerichtshofs der Europäischen Union aus dem Jahr 2022 in den verbundenen Rechtssachen C-37/20 und C-601/20 hat den öffentlichen Zugang zu Registern über wirtschaftliche Eigentümer in den EU-Mitgliedstaaten aus Datenschutzgründen vorübergehend ausgesetzt. Zuständige Behörden, Finanzermittlungsstellen und Stellen mit berechtigtem Interesse behalten jedoch in den meisten Rechtsordnungen weiterhin Zugang, praktische Anonymität ist damit nach wie vor nicht erreichbar. Das Urteil betraf die öffentliche Transparenz, nicht die regulatorische Transparenz.

Für Family Offices ist die Schlussfolgerung eindeutig: Strukturen sollten unter der Prämisse konzipiert werden, dass die wirtschaftlichen Eigentümer für die zuständigen Behörden in allen wesentlichen Rechtsordnungen einsehbar sind. Eine Planung, die auf Anonymität gegenüber den Aufsichtsbehörden setzt, ist keine Planung. Es handelt sich vielmehr um ein aufgeschobenes Durchsetzungsproblem.

Ein sechsdimensionales Risikoregister für grenzüberschreitende Familien

Angesichts des regulatorischen Umfelds sollten Family Offices ein kontinuierlich aktualisiertes Steuerrisikoregister führen, anstatt sich auf periodische Überprüfungen zu verlassen. Das Register sollte mindestens sechs Bereiche abdecken.

Erstens: der Steuerwohnsitz. Der Steuerwohnsitz jedes Familienmitglieds, jeder juristischen Person und des Family Office selbst sollte jährlich anhand der Vorschriften aller relevanten Rechtsordnungen geprüft werden. Die Feststellung des Steuerwohnsitzes wird zunehmend angefochten, insbesondere bei mobilen Entscheidungsträgern, die ihre Zeit auf mehrere Länder aufteilen.

Zweitens: die wirtschaftliche Substanz der Gesellschaft. Jede Holdinggesellschaft sollte sowohl anhand der Substanzanforderungen ihres Registrierungslandes als auch, separat davon, anhand der Vorschriften zum tatsächlichen Ort der Geschäftsleitung aller Länder geprüft werden, von denen aus sie in der Praxis geleitet wird.

Drittens: Verrechnungspreise. Alle konzerninternen Transaktionen sollten zeitnah dokumentiert, mit vergleichbaren Markttransaktionen abgeglichen und überprüft werden, sobald sich die Struktur oder das Transaktionsvolumen wesentlich ändert.

Viertens: CRS-Einstufung. Jedes Unternehmen innerhalb der Struktur muss gemäss CRS entweder als Finanzinstitut oder als passives Nicht-Finanzunternehmen eingestuft werden. Diese Einstufung ist bei jeder Änderung der Geschäftstätigkeit zu überprüfen. Eine falsche Einstufung gehört zu den häufigsten Compliance-Fehlern in privat geführten Strukturen und kann zu einer unvollständigen oder doppelten Meldung führen.

Fünftens: Meldungen zu wirtschaftlichen Eigentümern. Es sollte ein Verzeichnis aller Meldepflichten bezüglich wirtschaftlicher Eigentümer über verschiedene Rechtsordnungen hinweg geführt werden, in dem die jeweiligen Fristen erfasst sind. Non-Compliance bei bestehenden Meldepflichten, selbst wenn die zugrunde liegende Struktur völlig rechtmässig ist, hat im Vereinigten Königreich und in den EU-Mitgliedstaaten bereits zu Sanktionen geführt.

Sechstens: das Risiko von Wegzugssteuern. In mehreren Ländern, darunter Deutschland, Frankreich, die Niederlande und Kanada, werden Wegzugssteuern auf nicht realisierte Gewinne erhoben, wenn Privatpersonen oder Unternehmen ihren Wohnsitz wechseln. Für Familien, die einen Wohnsitzwechsel oder eine Umstrukturierung in Betracht ziehen, sollte vor jedem Wohnsitzwechsel oder jeder Unternehmensverlagerung eine Modellierung der Wegzugssteuern erfolgen.

Ein Steuerrisikoregister ist kein Compliance-Kalender. Es handelt sich um eine dynamische Übersicht über die Risiken der Familie, die bei Änderungen der Sachlage aktualisiert wird, und nicht erst, wenn Abgabefristen näher rücken.

Die tatsächlichen Kosten von Compliance und die Governance-Antwort

Der Verwaltungsaufwand für die Aufrechterhaltung einer rechtlich tragfähigen grenzüberschreitenden Struktur hat in den letzten zehn Jahren erheblich zugenommen. Ein mittelgrosses Family Office, das AUM von 200 bis 500 Millionen Euro in drei oder vier Rechtsordnungen verwaltet, hat in der Regel folgende Kosten zu tragen: eine eigene Steuerabteilung oder fest beauftragte externe Berater in mehreren Rechtsordnungen, jährliche Meldepflichten gemäss CRS und FATCA, Spezialisten für die Verrechnungspreisdokumentation sowie lokale Compliance-Berater für jede Holdinggesellschaft. Bei vollständiger Kostenkalkulation liegen die gesamten Steuer-Compliance-Ausgaben in der Regel zwischen 40 und 80 Basispunkten des AUM pro Jahr.

Dieser Kostenvergleich ist von Bedeutung. Ein erfahrenes internes Steuerteam verursacht bei einem Portfolio von 300 Millionen Euro jährliche Mehrkosten von etwa 30 bis 40 Basispunkten. Es verringert jedoch die Abhängigkeit von uneinheitlichen externen Beratern, verbessert die Qualität der Dokumentation und schafft das institutionelle Gedächtnis, das erforderlich ist, um Positionen im Rahmen einer Prüfung zu verteidigen. Familien, die Compliance-Ausgaben durch unzureichende Ressourcenausstattung zu minimieren versuchen, sehen sich in der Regel mit höheren Nachholkosten konfrontiert, wenn Lücken entdeckt werden, sei es durch Selbstprüfung oder durch behördliche Prüfungen.

Governance ist die strukturelle Antwort auf dieses Umfeld. Familien sollten eine formelle Steuer-Governance-Richtlinie festlegen, in der Folgendes geregelt ist: die Risikobereitschaft für Planungspositionen auf einer Skala von konservativ bis aggressiv, das Genehmigungsverfahren für neue Strukturen oder Transaktionen mit wesentlichen steuerlichen Auswirkungen, die vor Einnahme einer Position erforderlichen Dokumentationsstandards sowie das Verfahren zur Überwachung gesetzlicher und regulatorischer Änderungen in den relevanten Rechtsordnungen. Diese Richtlinie sollte auf Ebene des Familienrats oder des Trustee genehmigt und nicht vollständig an die Steuerabteilung delegiert werden.

Was steht weiterhin auf der Agenda legitimer Planung?

Unter Berücksichtigung der beschriebenen Einschränkungen steht weiterhin eine sinnvolle, wenn auch kleinere Auswahl strukturell solider Planungsoptionen zur Verfügung. Holdingstrukturen in Ländern mit echten Beteiligungsfreistellungen und umfangreichen Abkommensnetzwerken, etwa Luxemburg, die Niederlande und Singapur, bieten nach wie vor legitime Vorteile hinsichtlich Steuerstundung und Rückführung, sofern die Substanzanforderungen erfüllt sind. Familienstiftungen in Ländern wie Liechtenstein, Österreich oder den Niederlanden bieten Vorteile bei Estate Planning und Nachfolge, die nach innerstaatlichem Recht anerkannt sind und nicht von Intransparenz abhängen. Gemeinnützige Strukturen können, sofern die philanthropische Absicht echt ist, in den meisten OECD-Ländern die effektiven Steuersätze auf Einkünfte oder Gewinne durch Abzugs- oder Befreiungsmechanismen senken.

Der gemeinsame Nenner all dieser Optionen: Der Steuervorteil ist ein Nebeneffekt einer Struktur, die eine eigenständige rechtliche und wirtschaftliche Begründung aufweist. Konstruktionen, die ausschliesslich der Steuerminderung dienen und keine echte Substanz oder Zweckbestimmung aufweisen, sind zunehmend anfällig für allgemeine Missbrauchsbekämpfungsvorschriften. Diese bestehen nach der Umsetzung von BEPS-Massnahme 6 und des EU-ATAD-Rahmenwerks mittlerweile in jeder grösseren OECD-Rechtsordnung in irgendeiner Form. Das Family Office, das seine Steuerposition auf Strukturen mit echter Substanz, zeitnaher Dokumentation und konservativen Verrechnungspreispolitiken aufbaut, wird mehr für Compliance ausgeben als seine Vorgänger. Es wird zudem deutlich ruhiger schlafen können.