Gouvernance des données et gestion des documents #
La gouvernance des données et la gestion des documents fournissent un cadre pour l’organisation, la protection et l’accès aux informations sensibles au sein d’un family office. Il s’agit notamment de documents juridiques, d’actes de fiducie, de rapports d’investissement, de dossiers d’entreprise, de données bancaires, de déclarations fiscales et d’informations sur l’identité des personnes. Une gouvernance efficace améliore l’efficacité opérationnelle, garantit la conformité, réduit les risques et permet une collaboration sécurisée avec les conseillers et les membres de la famille.
Contexte et importance #
Les family offices gèrent d’importants volumes de données confidentielles dans de multiples juridictions, entités et contreparties. Sans une gouvernance structurée des données, les informations sont fragmentées entre les boîtes de réception, les lecteurs et les appareils, ce qui crée un risque opérationnel, des inefficacités et une exposition aux cybermenaces. Un système formalisé garantit que les enregistrements sensibles sont stockés en toute sécurité, accessibles uniquement aux personnes autorisées et alignés sur les exigences réglementaires telles que GDPR, Swiss DPA, CRS et FATCA.
Composantes essentielles de la gouvernance des données #
- Classification des données : Catégorisation des documents en fonction de leur sensibilité (par exemple, confidentiel, restreint, public).
- Contrôle d’accès : Permissions basées sur les rôles, authentification multifactorielle, principes du moindre privilège.
- Stockage sécurisé : Systèmes de gestion de documents cryptés, environnements en nuage sécurisés et coffres-forts numériques.
- Politiques de conservation et de suppression : Règles automatisées pour l’archivage, la purge et les mises en attente légales.
- Pistes d’audit : Une visibilité totale sur les personnes qui accèdent, modifient ou téléchargent des documents sensibles.
- Contrôle de la conformité : Veiller au respect des règles en matière de protection des données et de déclaration fiscale.
- Continuité des activités : Systèmes de sauvegarde, redondance et protocoles de reprise après sinistre.
Cadre de gestion des documents #
Un cadre solide de gestion des documents normalise la manière dont les documents sont stockés, étiquetés, mis à jour, partagés et archivés. Cela permet de réduire la duplication, d’améliorer la rapidité de recherche et de protéger les informations critiques.
- Dépôt central : Un coffre-fort numérique sécurisé ou un système de gestion des documents de qualité professionnelle.
- Conventions de dénomination : Noms de fichiers et étiquettes de métadonnées normalisés pour une classification cohérente.
- Contrôle des versions : Suivi automatique des révisions et prévention des conflits de versions.
- Partage sécurisé : Accès aux fichiers basé sur des autorisations, liens expirant et transferts cryptés.
- Automatisation des flux de travail : Approbations, signatures et gestion du cycle de vie des documents.
- Intégration : Liaison avec des plateformes de reporting, des systèmes de gestion de la relation client (CRM) ou des systèmes de gestion des entités.
Mise en œuvre et bonnes pratiques #
- Réalisez un inventaire des données : Identifiez tous les documents, leur emplacement et leur niveau de sensibilité.
- Définissez des politiques claires : Documentez les normes de données, les règles d’accès et les exigences de traitement.
- Numérisez vos documents papier : Numérisez, indexez et stockez en toute sécurité des documents physiques.
- Appliquez le principe de l’accès au moindre privilège : N’accordez l’accès qu’aux personnes qui en ont besoin.
- Utilisez des portails sécurisés pour les conseillers : Évitez les pièces jointes aux courriels ; exigez un échange crypté.
- Formez le personnel et la famille : Veillez à ce que tout le monde comprenne les pratiques de manipulation sécurisée.
- Audits réguliers : Vérifiez la conformité avec les lois sur la protection de la vie privée et les normes internes.
- Automatisez les sauvegardes : Mettez en place des systèmes de sauvegarde cryptés et redondants.
Défis communs #
- Des documents éparpillés sur des appareils personnels, dans des boîtes de réception et sur des disques.
- Pas de structure normalisée de dénomination ou de classement.
- Accès non autorisé en raison d’une mauvaise gouvernance des autorisations.
- Perte de données due à de mauvaises pratiques de sauvegarde.
- Les infractions à la réglementation dues à l’absence de documentation ou à des défauts de conservation.
- Difficulté à localiser les documents essentiels en cas d’urgence.
Voir aussi #
- Contrôles de la cybersécurité et de la confidentialité des données
- Gestion des fournisseurs et stratégie d’externalisation
- Infrastructure technologique pour les sociétés de gestion de patrimoine
- Gouvernance familiale
