Rollen und Verantwortlichkeiten im Family Office #
Die Rollen und Zuständigkeiten in einem Family Office definieren die Struktur, die Verantwortlichkeit und die professionellen Fähigkeiten, die für die Verwaltung des Vermögens, den Betrieb, die Führung und die langfristigen Ziele der Familie erforderlich sind. Ein klares Organisationsmodell hilft, Überschneidungen zu vermeiden, Konflikte zu verhindern, die Effizienz zu steigern und sicherzustellen, dass das Büro allen Familienmitgliedern einen konsistenten und transparenten Service bietet.
Kontext & Wichtigkeit #
Family Offices sind sehr unterschiedlich – von schlanken Verwaltungsstrukturen bis hin zu hochentwickelten multidisziplinären Organisationen. Unabhängig von der Größe ist es wichtig, dass die Rollen klar verteilt sind. Unklarheit kann zu Missverständnissen, Vertraulichkeitsrisiken, Entscheidungsengpässen und operativen Lücken führen. Rollen und Verantwortlichkeiten dienen als Blaupause für die Unternehmensführung, die Personalbeschaffung, das Leistungsmanagement und die Nachfolgeplanung innerhalb des Family Office.
Typische Rollen in einem Family Office #
- Chief Executive Officer (CEO) / Family Office Director
Sorgt für die allgemeine Führung, die strategische Ausrichtung und die Anpassung an die Ziele der Familie. - Chief Investment Officer (CIO)
Überwacht die Anlagestrategie, Asset Allocation, Managerauswahl und Portfolioüberwachung. - Chief Financial Officer (CFO)
Verwaltet Buchhaltung, Berichterstattung, Budgetierung, Finanzkontrolle und Liquiditätsplanung. - Head of Operations
Koordiniert den täglichen Betrieb, das Lieferantenmanagement, die Systeme und Prozesse. - Legal & Compliance Officer
Sorgt für die Einhaltung von Vorschriften, verwaltet rechtliche Strukturen, Verträge und Governance-Dokumente. - Estate & Trust Manager
Verwaltet Trusts, Holdinggesellschaften, Berichtspflichten und Nachfolgestrukturen. - Tax Advisor / Tax Manager
Verwaltet Steuerplanung, grenzüberschreitende Koordination, Berichterstattung und Compliance. - Philanthropy Officer
Koordiniert Stiftungen, Förderungen, Folgenabschätzungen und das Engagement von Familien bei Spenden. - Next-Gen & Education Officer
Unterstützt die Entwicklung von Führungskräften, Programme zur finanziellen Bildung und den Generationswechsel. - Lifestyle & Concierge Manager
Verwaltet Häuser, Reisen, Personal, Veranstaltungen und Lifestyle-Verwaltung. - Security & Risk Officer
Überwacht das physische, digitale und operative Risikomanagement. - Administrative Unterstützung
Erledigen Sie Terminplanung, Dokumentation, Kommunikation und alltägliche Aufgaben.
Governance-Rollen für Familienmitglieder #
Familienmitglieder sind oft in Führungspositionen und nicht in operativen Funktionen tätig. Diese Aufgaben konzentrieren sich auf die Aufsicht, die strategische Ausrichtung und die langfristige Kontinuität.
- Mitglieder des Familienrats: Repräsentieren die Familienzweige, nehmen an der Leitung teil und liefern Beiträge zu wichtigen Entscheidungen.
- Teilnehmer der Familienversammlung: Austausch von Informationen, Aufklärung und gemeinsame Diskussionen.
- Vorstandsmitglieder (SFO oder Holdinggesellschaften): Beaufsichtigen die finanziellen, strategischen und operativen Angelegenheiten.
- Stiftungstreuhänder: Leiten die philanthropischen Aktivitäten und stellen die Ausrichtung der Mission sicher.
- Delegierte der nächsten Generation: Beteiligen Sie sich an Ausschüssen oder Junior Boards für die Entwicklung zukünftiger Führungskräfte.
Rollenklarheit & Verantwortlichkeit #
Ein erfolgreiches Family Office stellt sicher, dass jede Rolle klar definierte Verantwortlichkeiten, Entscheidungsrechte und Berichtslinien hat. So wird Doppelarbeit vermieden und die Verantwortlichkeit sichergestellt.
- Stellenbeschreibungen: Klare Dokumentation von Verantwortlichkeiten, Kompetenzen und Zielen.
- Leistungsmanagement: Jährliche Überprüfungen, KPIs und Entwicklungspläne.
- Trennung der Aufgaben: Kontrollen, die Konflikte oder Betrug verhindern.
- Berichtsstrukturen: Definierte Hierarchien und Genehmigungsworkflows.
- Matrix der Entscheidungsrechte: Legt fest, wer entscheidet, wer zustimmt und wer informiert wird.
Implementierung und bewährte Praktiken #
- Beginnen Sie mit einem Workshop zum Thema Governance: Stimmen Sie die Werte, Ziele und Erwartungen der Familie aufeinander ab.
- Definieren Sie operative und Führungsaufgaben: Unterscheiden Sie zwischen familiären Pflichten und beruflichen Aufgaben.
- Stellen Sie erfahrene Fachleute ein: Insbesondere für die Bereiche Investitionen, Recht und Steuern.
- Verwenden Sie Organigramme: Visualisieren Sie Berichtslinien und Verantwortlichkeiten.
- Implementieren Sie eine Nachfolgeplanung: Bereiten Sie sich auf Pensionierungen, Übergänge und das Risiko von Schlüsselpersonen vor.
- Sorgen Sie für Dokumentation: Richtlinien, Verfahren, Satzungen und Handbücher müssen gepflegt werden.
- Führen Sie Schulungen und Weiterbildungen durch: Unterstützen Sie Mitarbeiter und Familienmitglieder in ihren Rollen.
- Überprüfen Sie jährlich: Passen Sie die Rollen an die sich entwickelnden Bedürfnisse der Familie an.
Gemeinsame Herausforderungen #
- Unklare Rollenabgrenzungen, die zu doppelten Anstrengungen oder Konflikten führen.
- Familienmitglieder übernehmen operative Aufgaben ohne die erforderlichen Fähigkeiten.
- Unzureichende Kontrollen oder Aufgabentrennung.
- Die Abhängigkeit von Schlüsselpersonen in kleinen Family Offices.
- Die Führungsrolle entwickelt sich nicht mit dem Generationswechsel.
- Fehlende Leistungsüberwachung oder Rechenschaftspflicht.
Siehe auch #
- Familienführung
- Familienverfassung / Charta
- Programme für Bildung und Führung der nächsten Generation
- Kommunikationsprotokolle für Familien
- Risikomanagement & Berichterstattung
